Office 365 heeft een hoop voordelen voor je organisatie. Maar er zijn ook een kanttekeningen, nadelen zo je wilt. Hier bespreken we beide kanten van deze Office en cloud diensten van Microsoft.
De voordelen
- Het abonnement van Microsoft Office 365 heeft als groot voordeel dat er geen grote investeringen nodig zijn. Voor een bescheiden maandelijks bedrag heb je namelijk altijd de beschikking over de laatste functies en updates van desktop applicaties van het Microsoft pakket. Bij Office 365 Business Essentials zijn de desktop applicaties niet inbegrepen.
- In Teams en Sharepoint kun je samen te werken met externe collega’s, relaties, klanten etc. Je geeft hierme externe personen toegang geven tot bv projecten en documenten. Hieraan zijn voor deze derden geen kosten verbonden
- Updates en nieuwe versies zijn makkelijk te installeren of worden automatisch geinstalleerd. De kosten op het IT beheer en onderhoud zijn aanzienlijk lager.
- OneDrive heeft een functie genaamd on Demand waarbij je je gehele OneDrive of documentbibliotheek direct op je PC (of Mac) beschikbaar maakt, maar alleen wanneer je bestanden of mappen daadwerkelijk nodig hebt deze worden gedownload naar je apparaat. Dit scheelt behoorlijk in opslagruimte.
De nadelen van Microsoft Office 365 zijn beperkt. Maar er zijn een aantal overwegingen waarvan je kennis genomen dient te hebben:
- Gegarandeerd 99,9% beschikbaar, stelt Microsoft over haar diensten. Microsoft garandeert dat haar diensten ten minste 99,9% van de tijd functioneren. Dat betekent ook dat de diensten circa 45 minuten per maand offline zouden kunnen zijn.
- Office 365 voor bedrijven is een dienst op basis van een abonnement. Als je het abonnement beëindigt zal een groot deel van de functionaliteit van de desktop MS Office programma’s stoppen. Het blijft echter steeds mogelijk om de bestaande documenten en ontvangen en verzonden e-mail in te zien. Voor zover deze althans lokaal zijn opgeslagen blijven deze beschikbaar. Bestanden in de Cloud, zoals Onedrive, zijn na verloop van tijd niet meer beschikbaar bij beëindiging van het abonnement. Je dient eerst tijdig voor een lokale backup te zorgen.
- De support is vaak in het Engels en verloopt via tickets. Het is niet altijd mogelijk om tijdens kantooruren in je moerstaal met een supportmedewerker van gedachten te wisselen. Als je Office 365 via ons af neemt, kunnen wij in voorkomende gevallen de ondersteuning voor onze rekening nemen.
Al met al vinden we de voordelen opwegen tegen de beperkte nadelen. Toch is het goed om daar vooraf kennis van te nemen. Interesse in Office 365? Vraag dan nu een offerte of meer informatie aan.
